Kolumne

Der eigene Messestand

Wie man als Unternehmer einen Messestand plant!

Dieser Artikel richtet sich an unsere Leserinnen und Leser, die Ihr eigenes Unternehmen und/oder Ihre Dienstleistungen auf einer Messe wirkungsvoll und effektiv präsentieren möchten. Sie sollten sich vorab auch darüber klar sein, was Sie mit Ihrem Messestand erreichen wollen, welche Kriterien der Messestand erfüllen und was die Präsentation des Unternehmens bei den Messebesuchern bewirken muss.

Messestand Der eigene Messestand

Messestand

Der eigene Messestand

Nach den ersten Überlegungen geht es daran sich Gedanken über das vorhandene Budget und das Kostenlimit für das Messestand-Equipment, die Standmiete und eventuell weitere Kosten zu machen.

Die reinen Kosten können natürlich im Vorfeld nicht mit einer fixen Zahl beziffert werden, aber bei guter Planung und genauen Vorstellungen kommen Sie dem ungefähren Kostenrahmen sicherlich einen guten Schritt näher.

Messestand-Arten

Um Ihren Messestand zu gestalten gibt es verschiedene Ansätze. Natürlich wäre es der einfachste Weg sich einem erfahrenen Messebauer anzuvertrauen, was aber dann mit höheren Kosten verbunden ist. Nehmen Sie alles Notwendige für Ihren Messeauftritt selbst in die Hand, ist es ratsam, sich vorab ausführlich über die Angebote und Möglichkeiten zu informieren.

Ganz unterschiedliche Messeelemente und -systeme stehen für Ihren Firmenauftritt zur Auswahl. Soll Ihr Messestand öfters und bei verschiedenen Messen zum Einsatz kommen, sei die Anschaffung eines robusten und langlebigen Messebausystems empfohlen. Diese Systeme bieten übrigens eine große Anzahl an Modulen, die ganz unterschiedlich zu kombinieren sind, um sich an ebenso unterschiedliche Gegebenheiten in den diversen Messehallen und -räumlichkeiten anpassen zu können.

Die Unterschiede der Messe-Systeme sind vor allem in der Technik zu finden, die raffiniert hinter Werbeplakaten und Werbebannern unsichtbar gemacht und versteckt werden kann. In unterschiedlichen Ausführungen gibt es übrigens auch kostengünstigere Möglichkeiten in Form von Faltdisplays für kurzfristig improvisierte oder kleinere Messestände. Am meisten verbreitet sind dabei Faltdisplays, die aus Langbahnen bestehen.

Möglich sind hier auch Faltdisplays aus Textil, die durch ihr geringes Gewicht leichter und kostengünstiger sind. Außerdem bieten diese Textilbahnen den Vorteil, dass sie -auch beim Transport- mit dem Rahmen in Verbindung bleiben und nicht jedes Mal wieder auseinander genommen werden müssen. Dies spart natürlich einiges an Mühe und Zeit beim Auf- bzw. Abbau.

Soll eine größere Werbefläche abgedeckt werden, ist die Anschaffung von mehreren Faltwänden empfohlen, sodass man seine Produkte über eine Messewand darstellen kann, so wie man es auf der verlinkten Seite sehen kann. Unterschiedliche Systeme gibt es aber auch bei den mobilen Messeständen. Der Vorteil dieser Stände liegt im schnellen und reibungslosen Auf- und Abbau sowie in der einfachen Handhabung.

Um die Aufmerksamkeit der Messebesucher auf Ihren Messestand zu richten, sind außerdem Werbedisplays und Plakatständer in jeweils verschiedenen Größen und Varianten eine sinnvolle und effektive Methode der Präsentation Ihres Unternehmens. Sie sollten sich also im Klaren darüber sein, welche Arten von Messeständen und welche Form der Präsentation die Interessen Ihres Unternehmens am besten und effektivsten darstellen können.

Kosten für den Messestand

Die Kosten für einen Messestand sind je nach Individualität, Art und Größe des Standes sehr unterschiedlich. Da Sie Ihr Unternehmen im direkten Vergleich mit der Konkurrenz präsentieren, sollten Sie im Vorfeld genau abwägen, welche Varianten für Sie am sinnvollsten und effektivsten sind.

Wenn Sie bei fachlich versierten Messebauern Anfragen stellen, müssen Sie vorher genau kalkulieren welches Budget Ihnen insgesamt zur Verfügung steht. Nur dann erleben Sie auch keine bösen Kosten-Überraschungen und die Messebauer können ein oder mehrere ganz individuelle Angebote machen.

Es wird folgendes Vorgehen, am besten im Rahmen eines Meetings mit den Mitarbeitern, die mit der Organisation des Messestandes betraut sind, empfohlen:

  1. Ein Briefing bezüglich der Messestand-Anforderungen durchführen
  2. Sind am Stand Kabinen für Besprechungen und/oder Sitzgruppen notwendig?
  3. Wie viele Ablagefläche wird für Werbung, Flyer, Werbegeschenke, Produkte benötigt?
  4. Brauchen wir ein oder mehrere Podeste und/oder Regale für unsere Produktwerbung?
  5. Ist für die Kabelführung ein Unterboden notwendig? Kümmern sich die Messebetreiber um die Kabelführungen oder muss dies in Eigenregie erfolgen?
  6. Einen genauen Kostenplan und das Budget festlegen.

Anschließend sollten Sie sich verschiedene Angebote von diversen Messebauern einholen und parallel dazu nach Equipment suchen, welches Sie selbst beschaffen und aufbauen könnten. Zu beachten ist natürlich auch, dass die Messebetreiber unterschiedliche Standgebühren erheben und auch oftmals gegen Gebühr Teile des Equipments zur Verfügung stellen. Dazu zählen beispielsweise oftmals Trennwände, Bestuhlung und Tische.

Bei der Kalkulierung der Kosten müssen Sie natürlich auch an die Pauschalen für Strom und gegebenenfalls Wasser denken. Hinzu kommt außerdem meistens noch von den Messebetreibern stark variierende Anmeldegebühr, ein obligatorischer Beitrag zur Kommunikation und auch eine Entsorgungspauschale für den zu entsorgenden Abfall während der Messe- und Ausstellungszeiten. Die Gesamtkosten für Ihren Messestand variieren also stark; je nach Kosten und Pauschalen des Messebetreibers, Kosten, Art und Umfang der Arbeiten des Messebauers und schlussendlich natürlich je nach Ihren individuellen Vorstellungen von zusätzlichem Eqipment, Grafik-Design, Bannern, Werbeschildern, Lichtreklame oder ähnlichem. Es ist also mit einem Kostenaufwand in Höhe von mindestens 2-3000 Euro zu rechnen.

Fazit

Unsere Empfehlung ist, sich nach dem Briefing und der Festlegung des genauen Budgets Gedanken darüber zu machen, was selber angeschafft und aufgebaut werden kann und soll, wie viele Mitarbeiter Ihres Unternehmens an der Messe teilnehmen und beim Auf- und Abbau tatkräftig unterstützen werden oder ob kurzfristig noch Zeitarbeiter für diese Tätigkeiten eingestellt und bezahlt werden müssen.

Sodann sollten Sie drei bis vier kostenlose und unverbindliche Angebote von renommierten Messebauern einholen und den Messestand anschließend genaustens -angepasst an die Anforderungen Ihres Unternehmens und auch an die Gegebenheiten in der Messehalle- zu planen und zu organisieren. Nur eine gute Organisation und Auswahl ist die beste Wahl und verspricht Erfolg.

Bildquellen
Artikelbild: © panthermedia.net Marc Dietrich

 

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